Denne erklæringa gjer greie for korleis omsynet til personvern blir teke hand om av ØyVAR AS i samband med behandling av personopplysningar. Vi ønskjer at du skal føle deg trygg på at vi følgjer gjeldande lover og reglar. Sikker behandling av data vil til kvar tid bli dokumentert etter gjeldande føresegner.
ØyVAR AS er ansvarleg for vassforsyning, avløpshandtering og renovasjon i Øygarden kommune. For å kunne utføre tenestene og oppfylle ansvaret vårt registrerer og behandlar vi enkelte personopplysningar. Dette er opplysningar vi berre nyttar for å handtere kundeforholdet ditt.
Personopplysningane som blir behandla, er namn, adresse, fødselsnummer, telefonnummer, e-postadresse, opplysningar om eigedom og andre opplysningar vi har fått frå kunden. Opplysningane får vi frå deg eller hentar frå matrikkelen (Kartverket), andre statlege og kommunale register, bank osv., og dei gjer oss i stand til å utføre saksbehandling knytt til kundeforholdet ditt.
Alle personopplysningar vil bli behandla fortruleg og vil berre bli brukte til saksbehandling. ØyVAR AS ber berre om opplysningar som er nødvendige for å behandle deg som kunde. Vi tek vare på opplysningane så lenge vi har eit kundeforhold. Etter avslutta kundeforhold vil vi ta vare på opplysningane så lenge vi meiner det er føremålstenleg for å oppfylle våre plikter etter blant anna forvaltningslova og offentleglova. Dette i medhald av GDPR art. 17 nr. 3. Vi har og plikt til å lagre opplysningar i medhald av bokføringslova og regnskapslova. Vi lagrar vidare personopplysningar for det tilfelle det skulle oppstå ein tvist i ettertid, jf. GDPR art. 9 nr. 2 bokstav f (fastsette, gjere gjeldande eller forsvare rettskrav).
Grunnlag for å samle inn opplysningar som er nødvendige for å utføre ei oppgåve i allmenn interesse, eller utføre offentleg myndigheit som den behandlingsansvarlege er pålagd, følgjer av GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav e, og det er ikkje krav om særskilt samtykke for å registrere opplysningane i kundesystemet vårt.
Vi lagrar opplysningar om deg når du sender oss e-post direkte. Vår ekspedisjon tek imot e-post og tek stilling til om den skal journalførast eller ikkje, og vidaresender til rett mottakar. Både e-post og brev vert arkivert i vårt arkiv etter gjeldande lover og forskrifter.
Vi gjer deg oppmerksom på at meldingar som blir sendt direkte som e-post, er ikkje kryptert i sendinga. Vi oppfordrer deg derfor om ikkje å sende teiepliktige, sensitive eller andre fortrulege opplysingar via e-post.
Når du fyller ut digitale skjema eller nyttar deg av tenester kor du skal logge inn, vil dine personopplysningar (for eksempel namn eller telefonnummer) bli registrert av ØyVAR. Informasjonen som blir sendt inn blir alltid handsama som fortruleg. Opplysningane vil vere tilgjengelege for saksbehandlarar i ØyVAR, og blir brukt til det opphavlege formålet til saka.
Det hender vi har brukarundersøkingar og det er dagleg leiar som er ansvarleg for desse. Det er analyseverktøyet Enalyzer som blir brukt. Kvar undersøking har eigen dokumentasjon som forklarer kva informasjon som blir samla inn og kor lenge informasjonen blir oppbevart. Overordna funn blir lagra i vårt arkiv.
Vi hentar inn avidentifiserbare opplysningar om besøkande på oyvar.no. Det vil seie at opplysningane blir anonymisert, slik at vi ikkje kan spore opplysningane tilbake til kvar enkelt brukar. Formålet er å utarbeide statistikk som vi brukar for å forbetre kvaliteten på nettsida vår og dei digitale tenestene våre. Som verktøy brukar vi Google Analytics. Eksempel på kva statistikken gir svar på er: kor mange som les dei ulike sidene våre, kva nettlesarar dei brukar, om du besøker sida med mobil eller PC, og korleis du kom til sida vår (t.d. frå lenker på sosiale media, direkte innskriving av adresse eller via ein søkemotor).
Informasjonskapslar er små tekstfiler som blir lasta ned til din datamaskin når du besøker ei nettside, slik som oyvar.no. Disse blir brukt for å gje deg ei betre brukaroppleving, og for å samle inn statistikk. Fleire detaljar om informasjonskapslar kan du lese her.
Vi gir ikkje ut personopplysningar til andre enn den opplysningane omhandlar. Unntak frå dette kan skje dersom du har gitt ØyVAR AS løyve til å gi ut opplysningane, dersom vi får pålegg frå myndigheit eller domstol, eller dersom selskap som hjelper ØyVAR AS med teknisk eller administrativ drift, treng opplysningane for å utføre arbeidet sitt.
Selskap som fell under det siste punktet på lista, er underlagt avtalar om teieplikt samt databehandlaravtalar som sikrar at opplysningane er lagra på ein sikker måte og dermed ikkje kjem på avvegar. Døme på selskap som hjelper ØyVAR AS, er Norva24 Vest AS, som utfører slamtømming, og Visma Collectors AS, som tek seg av inkassovarsel.
Vi har etter personopplysningsregelverket ansvar for å syte for at personopplysningane er tilstrekkeleg sikra, og for å ha rutinar som skal gi naudsynt tryggleik. Vi sikrar at personopplysningane er tilgjengelege når det er naudsynt for å utføre våre arbeidsoppgåver, slik at vi kan yte best mogleg tenester. Vi har organisatoriske og tekniske rutinar, og vi har iverksett tiltak som skal sørgje for at personopplysningane dine ikkje kjem på avvegar, at dei ikkje blir endra utilsikta, og at dei er tilgjengelege ved behov.
Du kan når som helst be om å få sjå opplysningane vi har registrert om deg. Dersom du finn opplysningane unøyaktige eller ufullstendige, kan du be om å få dei endra eller sletta. Vi må så ta ein vurdering snarast og senast innan en månad av om det er grunnlag for det.
Vi slettar eller anonymiserer opplysningar som ikkje lenger er naudsynte for formålet med registreringa. Dette gjeld ikkje dersom anna lovgiving pålegg oss å oppbevare opplysningane. Til dømes kan dette gjelde rekneskapslova og bokføringslova. Eit viktig unntak frå retten til sletting er for sakar som gjeld utøving av offentleg myndigheit, jf. GDPR art. 17 nr. 3. Mykje av vår verksemd er utøving av offentleg myndigheit. Videre kan GDPR art. 9 nr. 2 bokstav f (fastsette, gjøre gjeldande eller forsvare rettskrav) gi grunnlag for å oppbevare personopplysningar.
Dagleg leiar i ØyVAR AS er ansvarleg for handsaming av personopplysningar. Vedkommande er ansvarleg for at det blir gjennomført internkontroll med omsyn til behandling av personopplysningar, og at eventuelle avvik frå gjeldande lovverk blir meldt inn og retta. Vi gjer til kvar tid vårt ytste for å følgje gjeldande regelverk for personvern i Noreg. Nærare informasjon om personvernregelverket er tilgjengeleg på Datatilsynet sine nettsider; www.datatilsynet.no
Dersom du har fleire spørsmål om vår behandling av personopplysningar kan du kontakte oss på epost postboks@oyvar.no
Vi vil oppdatere personvernerklæringa dersom det skjer endringar i vår behandling av personopplysningar eller endringar i personvernregelverket. Endra personvernerklæring vil i slike tilfeller bli publisert på https://www.oyvar.no.